Heb jij een passie voor het soepel laten verlopen van kantoorprocessen en het ondersteunen van een jong dynamisch team? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Over ons
SvRK is een jonge organisatie van experts die bestuurders en directies in het semipublieke domein bijstaan, met de nadruk op onderwijs. Samen met onze opdrachtgevers leveren wij een bijdrage aan eigentijds goed onderwijs, opvang en zorg vanuit bestuurlijk, juridisch en organisatorisch perspectief.
Wij zijn onafhankelijk, vernieuwend en hebben verstand van zaken. Wij houden focus op het doel dat ons elke dag opnieuw inspireert: samen betekenisvolle en bijzondere dingen doen en daar iedere dag beter in worden. De senior managementassistent biedt de directie secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning bij hun dagelijkse werkzaamheden.
Wij zoeken
Een proactieve en oplossingsgerichte officemanager voor 32-40 uur per week. We zoeken iemand die energie krijgt van het werken in een jonge en groeiende organisatie. Samen met twee collega managementassistenten ben je verantwoordelijk voor de secretariële, administratieve en logistieke ondersteuning van het kantoor.
Binnen het secretariaat hebben de managementassistenten en de officemanager, naast de algemene ondersteuning van de partners en senior-adviseurs, ieder een eigen aandachtsgebied. Jullie zijn daarin elkaars achtervang. Als officemanager ben je verantwoordelijk voor het voorraadbeheer en het coördineren van het secretariaat. Ook het ondersteunen van werving- en selectieprocedures kan onderdeel uitmaken van het aandachtsgebied.
Belangrijkste verantwoordelijkheden
- Coördineren van het secretariaat.
- Beheren van kantoorbenodigdheden en –voorraad.
- Ondersteunen bij werving- en selectieprocedures, inclusief het bijhouden van personeelsdossiers.
- Het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en bezoekers.
- Zorgt voor de (wijzigingen in de) planning in de agenda van de adviseurs en een accurate afstemming met de mensen die het betreft, waarbij rekening wordt gehouden met reistijden, voorbereidingstijden en wensen gericht op een soepel verlopende, efficiënte en effectieve dagindeling.
- Zorgt voor het inregelen van de projectplanning omtrent overleggen die met dan wel bij de klant gehouden worden. Veelal zijn hier veel mensen en daarmee agenda’s betrokken.
- Draagt zelfstandig zorg voor een accurate afhandeling van (e-mail)correspondentie ten behoeve van een tijdige opvolging van afspraken en werkzaamheden, gebruik makend van een correcte Nederlandse spelling en grammatica.
- Draagt zorg voor de administratieve afhandeling en archivering van de stukken en correspondentie die voortvloeien uit de activiteiten van de directieleden, gericht op een correcte, complete en voor het directiesecretariaat toegankelijke dossiervorming.
- Organiseert evenementen op basis van daartoe bestaande draaiboeken en checklisten, zodanig dat de kans op fouten wordt geminimaliseerd en erop gericht dat het project te allen tijde doorgang kan vinden.
- Neemt initiatief voor verbetervoorstellen.
Performance Indicators
- Proactief, zien wat er nodig is
- Goed in samenwerken
- Tijdigheid en volledigheid voorbereidende stukken voor de werkzaamheden van de directieleden en voor de vergaderingen
- Efficiënt, volledig en tijdig gepland agendabeheer
- Initiatief nemen, denkt vooruit en koppelt terug over voortgang
- Correctheid en tijdigheid (e-mail)correspondentie en notulering
- Correctheid en volledigheid afhandeling van telefoonverkeer, zowel inkomend als uitgaand
- Accurate en toegankelijke dossiervorming en archivering
- Vlekkeloosheid/organisatiegraad projecten en evenementen
- Communicatieve sensitiviteit richting opdrachtgevers
Benodigde competenties
Resultaatgerichtheid, Flexibiliteit en Aanpassingsvermogen, Teamwork & Samenwerken, Klantgerichtheid, Initiatief, Plannen en Organiseren en Prioriteiten Stellen, Accuratesse, Integriteit.
Minimaal werk- en denkniveau
Hbo werk- en denkniveau met relevante ervaring al dan niet aangevuld met een relevante opleiding tot Management Assistant.
Aanvullende opleidingseisen
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal.
- Uitstekende kennis van MS Office 365
Minimale functie ervaring
- Vijf jaar ervaring als directiesecretaresse/ management assistent en/officemanager bij voorkeur binnen de publieke sectoren/of commerciële/zakelijke dienstverlening in een middelgrote onderneming.
Wij bieden
Een uitdagende rol waarin je jij volop kunt ontwikkelen en waar ruimte is voor groei. Vanuit jouw rol lever je indirect een bijdrage aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken rondom onderwijs, opvang en zorg.
Daarnaast bieden we jou het volgende:
- Een marktconform salaris;
- Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. We hebben een opleidingsbudget voor opleiding, training en/of coaching en we organiseren regelmatig kennissessies voor onze medewerkers;
- Een hecht en enthousiast team van adviseurs waar je nauw mee samenwerkt en die je ondersteunt;
- Een mobiliteitsbudget;
- Een MacBook en iPhone van de zaak;
- Zes weken vakantie per jaar o.b.v. een fulltime dienstverband;
- Een goede pensioenregeling;
- Flexibele werktijden en de mogelijkheid om hybride te werken, we richten je werkplek thuis in;
- Gezellige borrels, lunches en teamuitjes
Word je enthousiast van deze vacature en herken jij jezelf hierin?
Dan willen wij jou graag ontmoeten! Stuur je motivatiebrief en cv naar: info@svrk.nl. Reageren kan tot 1 september 2024.
